Los notarios tienen la obligación de llevar un Libro Índice donde deben anotar todos los actos y las actas auténticas que escrituran. Esas anotaciones consisten, según constriñe el artículo 38 de la ley, en indicar la fecha y naturaleza del acta, los nombres de las partes, testigos y la relación del registro de la jurisdicción del notario.
Este tipo de libro debe existir al lado del Libro-Protocolo. Se utiliza para control de los actos del propio notario y para llevar el buen orden de su despacho ya que basta conservar una referencia de los datos fundamentales de cada actuación y esos “asientos” en este libro le permitirán localizar con facilidad los actos instrumentados en cualquier año durante el tiempo de ejercicio de la función notarial.
El Libro índice tiene ser un libro foliado, es decir, previamente encuadernado y con páginas numeradas, en el que debe registrarse con respecto a cada instrumento o acto auténtico que se escriture los datos identificadores del documento. El libro tiene que ser firmado y sellado por la presidencia del Juzgado de Primera Instancia del Distrito Judicial a que pertenezca el notario, libre de tasas e impuestos. La ley anterior precisaba que debería ser firmado “en la primera y en la última página” pero la ley actual calla al respecto. No tiene que tener nota de apertura firmada por el juez ni tiene que hacerse cada año. La duración del libro es independiente del transcurso del tiempo.
Como ha sido nuestra costumbre, por más de diez años, cada vez recordamos a los notarios que es obligatorio depositar, a más tardar el último día del mes de enero de cada año, una instancia acompañada de la copia de la hoja (no del libro) del índice contenido en el libro de protocolo correspondiente al año anterior, a los fines de que ésta compruebe el correcto o incorrecto ejercicio de la función notarial.
Los notarios del Distrito Nacional deben depositar la hoja del libro índice en la Secretaría General de la Suprema Corte de Justicia y, por delegación de la misma, facultada por la ley, los notarios de los diferentes municipios del país podrán hacerlo válidamente en las salas civiles de las cortes de apelación de los departamentos judiciales correspondientes.
También hacemos la recomendación para que dirijan la instancia al magistrado Juez Presidente y demás honorables jueces que integran la Suprema Corte de Justicia, vía la Secretaría General. En el asunto hay que establecer que se trata de la remisión de Índice de instrumentos públicos escriturados durante el año tal; en la referencia indicar el artículo 26, numeral 7 de la Ley No. 140-15 y, como anexo, la copia de la hoja del Índice del Protocolo correspondiente al año anterior.
A seguidas, debe redactarse el texto conteniendo las generales de ley del notario remitente, su número de colegiatura y el señalamiento de que se hace para dar cumplimiento al artículo citado en la referencia y para los efectos legales consiguientes. Se cierra con la indicación de la ciudad, la fecha, el nombre y firma manuscrita del notario. No tiene que tener estampado su sello profesional.
La hoja contentiva del índice debe redactarse con la siguiente fórmula: “Copia del INDICE de los instrumentos públicos escriturados por el infrascrito notario entre el primer día de enero y el último día de diciembre del año tal, en el volumen de mi libro-protocolo de actos notariales correspondientes a ese año.” De inmediato se describen cada uno de los instrumentos públicos indicando número de acto, número de folio, lugar y fecha, nombre de los otorgantes y testigos, en los casos previstos por la ley; la naturaleza del acto o contrato y la indicación del lugar, fecha y tipo de libro en que fue registrado.
(Fuente: Libro Derecho Notarial Profundizado de la autoría del notario Dr. Nelson Rudys Castillo Ogando)
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