El pasado dÃa 3 de octubre de 2017, el Consejo del Poder Judicial emitió
la Resolución Núm. 23/2017, que aprueba el “Reglamento sobre Registro de Testamentos
y Poderes”, que se crea por disposición del artÃculo 64 de la Ley 140-15, que
regula el Notariado e instituye el Colegio Dominicano de Notarios.
El Registro de Testamentos y Poderes es aquel en el que se inscriben los
datos identificadores de los testamentoscon el fin de garantizar el
conocimiento de su existencia, una vez fallecidas las personas que los hubiesen
otorgado, o bien en vida por los propios otorgantes.También, se inscriben para
su registro y certidumbre de fecha los documentos que otorgan poder de
representación.
La finalidad del Registro de Testamentos y Poderes es dar publicidad al
otorgamiento, revocación, modificación, ampliación y protocolización de esos
documentos, siempre que sean otorgados en o que hayan de tener impacto en el
paÃs.
Según el artÃculo 1 del reglamento en cuestión, su objeto es “establecer el procedimiento para el
registro de los actos descritos en el artÃculo 1 de este reglamento”. No
obstante, de manera olÃmpica, obvia describir cuáles son esos actos; que,
indiscutiblemente,han de ser los testamentos otorgados mediante escritura
pública o acto notarial auténtico; los testamentos especiales a que se refieren
los artÃculos 981 y siguientes del Código Civil;los testamentos cerrados; los
testamentos ológrafos; las protocolizaciones de testamentos; las revocaciones
de testamentos y sus modificaciones y las sentencias que declaren válidos o
afecten la validez de tales actos.
En ese mismo orden, como el reglamento no hace exclusión, asumimos que
aplica a todos los tipos de testamentos y a todos los tipos de documentos de poderes,
sean estos últimos otorgados mediante acto público o bajo firmas legalizadas, asÃ
como sus modificaciones o revocaciones, cada vez que los mismos sean
instrumentados por los notarios, cónsules y vice-cónsules, cuando estos
actuaren en funciones notariales dentro de la demarcación territorial en la que
están designados.
En la experiencia
internacional, las leyes notariales que establecen la necesidad de registrar
los poderesse limitan a aquellos que constan en
escritura pública y otorgan poderes para constituir,transmitir, declarar,
modificar o extinguir derechos reales. En igual sentido, es facultativo no
aplicar las disposiciones del Registro de Testamentos y Poderes a los
testamentos depositados en poder de las autoridades militares porque
están exentos de todo requisito de forma, sustancia, formalidad o
registro.
La División de Registro de Personal, con sede en el denominado “edificio viejo” de la Suprema Corte de
Justicia, es el lugar en donde los notarios del Distrito Nacional y los
funcionarios consulares deben registrar los testamentos y poderes, debiendo
hacerlo, los primeros, de manera directa y los segundos, remitirlos vÃa el
Ministerio de Relaciones Exteriores. Los notarios de cualquier otro lugar del
paÃs deben hacerlo en los subregistros existentes en la secretarÃa de la Cámara
Civil de la Corte de Apelación del Departamento Judicial correspondiente a su
designación.
Un aspecto de relevancia que resulta contradictorio es que, mientras –al
decir del Reglamento- “la División de
Registro de Personal estará interconectada por medios electrónicos y
documentales con todos los subregistros existentes en el paÃs”, cuando un notario
deba registrar un documento, debe hacerlo “por
medios fÃsicos, a través de un formulario de informaciones”.
Esa disposición reglamentariadesconoce los alcances de la ley nacional
que trata sobre comercio electrónico, documentos y firmas digitales,además de obstaculizar, entorpecer y dificultar
la notificación del formulario que para tales propósitos suple el Registro. A
esto se agrega, que ignora los avances que representa para el paÃs el programa “República Digital” que incluye un
conjunto de polÃticas y acciones para promover la inclusión de las tecnologÃas
de información y comunicación en los procesos productivos, educativos,
gubernamentales y de servicios a los ciudadanos.
Es tiempo de incorporar en la práctica del notariado las herramientas técnicas
de la información y la comunicación con el fin de que el sistema se ajuste a
los avances tecnológicos y a la migración de nuevos formatos. No es posible que
quienes ejerzan la función notarial no puedan enviar digitalmente el formulario
con la información sobre los testamentos o poderes, lo que hace el reporte más
expedito y se evita el desplazamiento a las oficinas del tribunal.
En el formulario solo se debe incluir “un extracto de la actuación” en la que conste “el nombre del testador o poderdante, el
lugar y la fecha del testamento o poder y el nombre de los testigos, cuando
estos sean requeridos.”Esta única información es la que se debe inscribir y
archivar de manera cronológica en una matriz bajo custodia de los subregistros,
quienes tienen la obligación de remitir las copias “el último dÃa de cada mes a la División de Registro de Personal del
Consejo del Poder Judicial.” Obviamente, falta colocar el nombre y
dirección del notario, de la autoridad pública o de la persona que haya
autorizado el documento o de quien lo tenga en su poder en depósito.
Es muy importante que los colegas notarios tengan presente que el Registro
no archiva las matrices u originales de los testamentos ni de los poderes, ni
siquiera copia de los mismos, debe limitarse a recibir y registrar el
formulario de informaciones diseñado a esos fines. Los instrumentos digitales
deberán ajustarse a las disposiciones y lineamientos establecidos para el uso
de la plataforma digital.
Está bastante claro, en la Ley y en el Reglamento, que, si el notario no
presenta su actuación en el plazo de 5 dÃas hábiles a partir de la
instrumentación del testamento o poder será acreedor de una multa de 5 salarios
mÃnimos[2]
equivalentes a más de 25 mil pesos y, “si
persistiere se le podrá sancionar con la destitución.”
En cambio, de manera expresa, tanto en el artÃculo 65, Párrafo I de la Ley
núm. 140-15 como en el artÃculo 8, Párrafo I del Reglamento sobre Registro de
Testamentos y Poderes,se excluyen de cualquier tipo de sanción o
responsabilidad a los funcionarios consulares que incumplan con el envÃo de sus
actuaciones para fines de registro.
La
inscripción debe tener carácter secreto mientras viva el testador. No obstante,
después del fallecimiento del testador, cualquier persona con interés legÃtimo
o su abogado apoderado,sea nacional o extranjero, que necesite conocer si
existe o no testamento y que lo solicite por la vÃa y forma correspondiente,
presentando un certificado en extracto del acta de defunción que justifique el
fallecimiento, puede solicitar una certificación que declare que un testamento
en especÃfico de un testador o un poder, no ha sido revocado y es el último que
aparece notificado.
La solicitud
de certificación debe ser acompañada de copia del documento nacional de
identidad, la sentencia o decisión judicial mediante la cual es requerida y cualquier
documentación adicional que se sea demandada por la División de Registro de
Personal.
La
certificación que se expida debe informar si el de cujus otorgó o no testamento público ante notario, o de
cualquier otro tipo y, en caso de la existencia de testamento, indicar el lugar
y fecha del otorgamiento y el nombre y dirección del notario ante quién fue
otorgado porque este el único que puede instrumentar la compulsa que darÃa
publicidad al testamento en ocasión del fallecimiento del testador.
En nuestra
opinión, el reglamento debió hacer exigible la incorporación a la base de datos
del Registro la información sobre las “Actas de Notoriedad para fines de
determinación de herederos” o “declaración de herederos
ab-intestato"tramitadas ante notario, porque este tipo de acta es la que determina,
según los criterios establecidos por la Ley, quiénes son los herederos legales.
El Reglamento
sobre Registro de Testamentos y Poderes nada dice sobre las tasas para la
inscripción de testamentos o poderes ni las que correspondan a las
certificaciones e informes que se libren, por tanto, asumimos que se aplicará
la gratuidad en sus expediciones.
La ley
notarial indica que el Registro en comento, orgánicamente debe estar “adscrito al Departamento de Auxiliares de
Justicia del Consejo del Poder Judicial”; sin embargo, en el artÃculo 2 del
Reglamento especifica que “estará a cargo
de la División de Registro de Personal”.
Finalmente,
se establece que si un servidor judicial se negare a dar cumplimiento a las
disposiciones del reglamento será sometido al ámbito de la Resolución núm.
2006-2009, del 30 de julio de 2009, que aprueba el Sistema de Integridad
Institucional del Poder Judicial, en donde se contienen todas las prohibiciones
y
el sistema deconsecuencias con las que se premian las mejores actuaciones y
sereprime toda conducta de irrespeto de los servidores
administrativos judiciales.
[1]Por
Nelson Rudys Castillo Ogando,
Notario y Abogado.
Presidente del Instituto Dominicano de Derecho Notarial
INDONOTA
Fuente:
Dirección de Análisis del Trabajo y Remuneración del Ministerio de
Administración de Personal (MAP)
0 Comentarios